ตู้เอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเอกสาร

ผู้ที่มีหน้าที่จัดการกับงานเอกสารกอง โต มักจะปวดหัวกับการค้นหาเอกสารที่ต้องการ บ่อยครั้งในเวลาที่ต้องการหาเอกสารกลับหาไม่เจอ ทั้งที่จำได้ว่าเพิ่งเห็นมันอยู่ตรงนี้ ตรงนั้น ความยุ่งเหยิงวุ่นวายบนโต๊ะทำงานทำให้ชีวิตของเรายุ่งเหยิงตามไปด้วยถึงเวลาแล้วที่จะปรับเปลี่ยนชีวิตเสียใหม่ ให้ง่ายและสะดวกสบายยิ่งขึ้นมาเริ่มต้นจัดระเบียบเอกสาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเอกสารกันดีกว่า 1. การจัดระบบการเข้า – ออก ของเอกสาร ควรจัดโต๊ะทำงานเรียง ลำดับกันตามลำดับของเอกสารที่จะต้องผ่าน และให้อยู่ใกล้กัน เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นไปได้สะดวกและรวดเร็ว พยายามจัดให้ขั้นตอนของเอกสาร ผ่านโต๊ะต่าง ๆ ให้น้อยที่สุด ในลักษณะของการบริการจุดเดียว (ONE-POINT SERVICE) จะทำให้สามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถลดความสับสนในการส่งเอกสาร และการติดต่องานให้ลดลงได้ 2. การจัดแฟ้มเอกสาร การแยกประเภทของเอกสาร เอกสารต่าง ๆ สามารถแยกออกได้เป็น เอกสารที่ใช้ประจำ เอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา และเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ การจัดเก็บเอกสารประเภทต่าง ๆ นั้น มีวิธีการดังนี้ แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย การจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ เมื่อแบ่งประเภทของเอกสารได้แล้ว […]